供应链尽职管理申诉管理程序

供应链尽职管理申诉管理程序

一、目的

为了及时发现和处理尽职采购矿物供应链可能存在的各类风险与隐患，保障利益相关方与惠州市恒创睿能环保科技有限公司（以下简称“本公司”）管理层的顺畅沟通，建立和谐互利的利益相关方关系，维护各利益相关方的合法权益，根据《惠州市恒创睿能环保科技有限公司冲突矿产供应链尽责管理政策》制定本申述管理程序。

二、适用范围

适用于所有与冲突矿产供应链尽责管理相关的人员、团体、供应商、客户等利益相关方。

三、管理职责

3.1 供应链管理办公室负责制定并监督此程序的执行。

四、程序具体内容

4.1 可以对哪些问题提起申诉？

符合以下条件的申诉将会被受理：

1) 与本公司供应链尽责管理相关。

2) 本公司商业活动或者业务关系对利益相关方已经造成或可能造成负面影响。

3) 本公司商业活动或者业务关系违反了《经济合作与发展组织关于来自受冲突影响和高风险区域的矿石的负责任供应链尽责管理指南》或《惠州市恒创睿能环保科技有限公司冲突矿产供应链尽责管理政策》中的要求。

符合以下任意一项标准的申诉不会被受理：

1) 与本公司供应链尽责管理无关。

2) 无法提供充分证据或证人以支持指出的问题。

3) 恶意申诉或为获得竞争优势而发起的申诉。

4) 如果申诉的问题不属于本公司内部机制所能够解决的范畴，我们将积极协调外部机构解决。

4.2 谁可以提起申诉？

任何个人或团体，包括但不限于本公司的客户、供应商、受影响的社区居民、员工、董事会成员等，无论与本公司是否存在直接或间接关联，如认为本公司或本公司供应链存在第1条所列供应链尽责管理问题，并在过去一年内或者可能的将来给自己（或自己所代表的利益相关方）造成负面影响，均可向本公司供应链管理办公室提起申诉。

如果申诉由代表受影响方的第三方团体或个人提出，该机构或个人应明确说明其所代表的对象，并提供具备代表权的明确证据。

提起申诉的个人和团体，以下均称为“申诉者”。

4.3 如何提起申诉？

申诉者应填写附件一所示《供应链尽责申诉书》，语种不限。申诉书应通过电子邮件、邮寄或亲自送达本公司供应链管理办公室（以下简称“办公室”），该办公室为本公司供应链管理委员会（以下简称“委员会）的日常办事机构。

邮箱：csr@ruicycle.com

地址：惠州市惠阳区新圩镇新丰村塘口村民小组地段办公楼，惠州市恒创睿能环保科技有限公司供应链管理办公室

如选择亲自前往办公室提交材料，请通过电子邮件提前预约时间。

申诉者必须提供足以支持调查的事实。如果缺乏确凿证据，申诉者必须明确提供证人。如果申诉者提供的信息不足以开展调查，办公室将建议其在30天内提供更多信息，否则无法受理。

4.4 如何处理申诉？

本公司致力于快速、有效地处理申诉，我们将按照图1所示流程处理申诉。

图1：惠州市恒创睿能环保科技有限公司处理供应链申诉流程

收到申诉材料后，我们通常按以下步骤采取行动：

第一步：办公室向申诉者确认收到申诉材料（收到材料后2个工作日内）。

第二步：办公室按照第1条所列申诉受理标准审核申诉材料，决定是否受理，并将决定书面（包括电子邮件或纸质文书）通知申诉者。如果决定不予受理，同时说明不予受理原因，并将处理结果报送委员会（收到材料后7个工作日内）。

第三步：如果决定受理申诉，办公室则将申诉材料提交委员会，委员会根据申诉内容组织委员会相关成员启动申诉调查程序，以便与申诉相关方（申诉者、被申诉对象，以及可能存在的其他利益相关方）展开合作，深入全面了解申诉中提出的问题，鉴别与申诉相关的更多利益相关方，完成调查报告并提交给申诉者、被申诉对象和本公司董事会。（决定受理申诉后60个工作日内）。

第四步：解决争端。委员会联合申诉者和被申诉对象，对争端提出双方都能接受的解决方案和程序，推动双方达成书面共识。

第五步：申诉者和被申诉对象合作执行达成共识的解决方案，委员会负责监督执行。

第六步：申诉者和被申诉对象双方接受解决方案的执行结果，并签署执行结果确认书，委员会决定结案。如果经过一轮或者几轮磋商，申诉者和被申诉对象中的任何一方不接受解决方案（第四步），或者不接受解决方案的执行结果（第五步），则可以寻求本公司以外的解决途径，如第三方争端解决机构或专家等，公司内部申诉程序自动终结。委员会将申诉程序的最终结果通知申诉者、被申诉对象和本公司董事会。

第七步：针对所有被受理的申诉，委员会填写《供应链尽责申诉存档卡》，与申诉书、调查报告、解决方案的书面共识、执行结果确认书等相关文件一并存档保管。

申诉采用冲突回避机制，如您认为委员会中任何人员与申诉存在利益冲突，可在申诉书中要求回避。

4.5 申诉者是否被保护？

申诉者可以匿名申诉，但表明身份将有助于我们开展调查。如果您愿意表明真实身份，并明确提出保密要求，本公司将会对您的身份保密。本公司承诺不会对申诉者采取任何打击和报复行为。

在任何情况下，本公司均保证以独立、公正和客观的方式处理、调查、回复并归档所接收的申诉材料。

4.6 该申诉办法何时生效？

本程序经过本公司总经理批准之日起生效。

五、记录

供应链尽责申诉书

附件一

惠州市恒创睿能环保科技有限公司

供应链尽责申诉书